7 aplicaciones de Excel que pueden ayudar a decidir a los directivos

En un entorno digital, como en el que cada vez estamos más inmersos, el Big Data parece postularse como la panacea para convertir volúmenes masivos de datos en información útil para la toma de decisiones. Podemos pensar que lo de analizar tantos datos es para otros directivos o empresas, y quizás estemos en lo cierto en muchos casos, pero todo directivo debe ser capaz de analizar los datos de su propia empresa para así disponer de la información necesaria para la toma de decisiones.

Según el Directorio Central de Empresas (DIRCE), en su último retrato de las Pymes publicado en febrero de 2017, a 1 de enero del año 2016 en España había 3.232.706 de empresas, de las cuales 3.2286.747 (99,88%) eran Pymes de entre 0 y 249 asalariados, por lo que para el análisis de datos de la mayoría de estas empresas, Excel es una herramienta suficiente, versátil y de gran utilidad para la toma de decisiones.

Algunas de las prestaciones de Excel 2013-2016 con las que se pueden apreciar las enormes capacidades para el tratamiento de datos que tiene este programa son:

• En número total de filas de una hoja de cálculo es de 1.048.576 y existen 16.384 columnas. ¿Alguien ha llegado a estos límites?
• El número total de caracteres que puede contener una celda es de 32.767.
• El número de hojas, nombres y ventanas en un libro está limitado a la memoria disponible.
• En una hoja de cálculo se pueden incluir  66.530 hipervínculos.
• Se pueden seleccionar 2.147.483.648 de celdas discontinuas.
• 4.000 millones de fórmulas pueden depender de una sola celda.
• 256 usuarios pueden abrir el archivo simultáneamente.

¿Cómo puede ayudar Excel a los directivos a tomar decisiones?

Disponer de información libre de errores, hacerlo en el menor tiempo posible y tenerla presentada de forma en que pueda ser fácilmente sintetizada para la toma de decisiones, además de constituir una ventaja competitiva, puede suponer la diferencia entre la supervivencia y el cierre de la empresa. Excel puede ayudar a los directivos de diferentes formas:

1. Teniendo en cuenta que la digitalización permite a las empresas industriales recibir datos de todos los procesos de fabricación para su manejo electrónico; estos datos en muchos casos podrán tratarse en hojas de cálculo en Excel. Los directivos tienen que definir qué datos son necesarios y buscar la mejor forma para su tratamiento, para tener la información precisa para la toma de decisiones.
2. Facilita la simulación de diferentes escenarios de las diversas áreas funcionales, facilitando la integración de las diferentes variables en cada caso. En este sentido, las hojas de cálculo de Excel, permiten cuantificar, integrar y configurar diferentes modelos, los cuales pueden ser presentados de forma gráfica, si se desea, para facilitar su análisis.
3. La modelización financiera en Excel facilita la organización y estructuración de datos en libros de Excel para su posterior tratamiento utilizando, por ejemplo, tablas y gráficos dinámicos.
4. La construcción de un cuadro de mando en Excel está muy estandarizada a nivel directivo, ya que facilita el seguimiento de diferentes indicadores, así como de los objetivos y sus desviaciones. Además, los diferentes cuadros de mando, utilizados por los directivos de los diferentes departamentos, se pueden sintetizar en un cuadro de mando integral para el director general, en donde se recoja la información más relevante para la toma de decisiones.
5. Permite la importación de datos de un ERP y de los programas contables y de gestión para su posterior análisis. Por poner un ejemplo, una exportación a Excel de un balance de sumas y saldos, facilita la detección de errores en la contabilidad de la empresa.
6. Es una herramienta muy utilizada para el reporting entre las diferentes áreas de la empresa o delegaciones.
7. Permite el trabajo en equipo, ya que una misma hoja de cálculo puede ser abierta por diferentes usuarios. Por ejemplo, la hoja de cálculo en donde se recojan los presupuestos de una empresa con varias delegaciones.

El CEF.- consciente de la importancia que tiene para los directivos el manejo de Excel ha diseñado el Curso Monográfico de Excel para Profesionales y Directivos, un programa formativo especial, eminentemente práctico, que les permitirá obtener mejoras sustanciales en su desempeño profesional.

José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga
Director Administrativo y Financiero (CFO)