7 plantillas básicas en Excel, de utilidad para la gestión de los Recursos Humanos
El diseño y manejo de hojas de cálculo es una competencia clave en diferentes actividades dentro del mundo de la empresa tales como: la gestión empresarial y financiera, ayuda en tareas contables, soporte a la dirección con el diseño de cuadros de mando y también soporte a la dirección y gestión de Recursos Humanos.
Las distintas gestiones administrativas que hay que realizar en los diferentes ámbitos de la gestión y dirección de los Recursos Humanos de una empresa serían una tarea mucho más complicada y tediosa si los profesionales que las ejecutan no pudieran apoyarse para su realización en diferentes plantillas de Excel.
Tanto los profesionales directamente implicados en la gestión de los Recursos Humanos, como el personal de administración y dirección de las empresas, emplean con frecuencia plantillas de Excel relacionadas con los Recursos Humanos, algunas de las cuales pueden ser las siguientes:
- Traslado a una hoja de cálculo de los diferentes conceptos salariales de las nóminas de los empleados, tales como el sueldo bruto, el sueldo neto, la seguridad social de la empresa, la seguridad social a cuenta de los trabajadores y las retenciones de los trabajadores, para de una forma automática poder obtener el asiento de las nóminas de los trabajadores, asignándole centros de costes o diferentes cuentas contables.
- Hojas de control y liquidación de los gastos de los trabajadores.
- Hojas de control de presencia para registrar horas extraordinarias y ausencias.
- Hojas de programación de turnos de trabajo.
- Realización de nóminas o recibos de salarios.
- Realización de calendarios de vacaciones.
- Hojas con los perfiles de los empleados, donde se recojan todos los datos relevantes, tales como formación, capacitación, experiencia, etc.
¿Qué cálculos relacionados con la gestión de Recursos Humanos te interesa conocer en Excel?
Para optimizar la utilización del Excel, es conveniente, ya no solo conocer sino dominar determinadas utilidades como las fórmulas condicionales, las fórmulas de búsqueda («buscarv», filtros), las tablas dinámicas y la protección de documentos y ocultación de fórmulas. Pero más concretamente hay diferentes utilidades que se pueden usar de manera específica para la realización de diferentes cálculos relacionadas con la gestión de los Recursos Humanos, tales como:
- Los relacionados con las revisiones salariales, donde se pueden aplicar tablas dinámicas, gráficos y alarmas.
- Los que sirven para definir rangos salariales, hacer gráficos con rangos, realizar el cálculo del compa-ratio y del índice de mercado, así como un análisis del grado de penetración.
- Los utilizados para las revisiones salariales vinculadas al desempeño, como matrices de desempeño y la realización de cálculos automatizados de la revisión salarial en función del desempeño y de la equidad interna.
- Los relacionados con la formación, realizando tablas que permitan la organización de la información con base en diferentes criterios (formador, curso, materia...) y su visualización en gráficos.
- Los que permiten realizar un análisis de regresión en temas retributivos, como los basados en el salario y la antigüedad, así como la realización del cálculo de la desviación típica.
- Los que facilitan los cálculos relacionados con la retribución variable, como la realización de una matriz con la liquidación de objetivos por áreas, plantillas para el establecimiento de objetivos y seguimiento de su cumplimiento, y la realización de modelos de regresión basados en el cumplimiento de objetivos.
- Los que facilitan el diseño de cuadros de mando de RRHH, para facilitar el análisis de la información disponible y de las necesidades existentes y diseñar cuadros de indicadores que faciliten la toma de decisiones.
El CEF consciente de la importancia que tiene para los responsables de los Recursos Humanos de las empresas aprender a diseñar y manejar de forma práctica diferentes formatos en Excel y la realización de determinados cálculos aplicables a su área, ha preparado el Curso Monográfico de Excel para Recursos Humanos, donde los profesionales aprenderán todo lo que necesitan saber de Excel para aplicarlo a la gestión y dirección de Recursos Humanos.
José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga
Director Administrativo y Financiero
