Qué es una auditoria laboral y por qué debería estar entre las prioridades de tu empresa el próximo año

El incumplimiento de la normativa en materia laboral puede salir muy caro y además acarrear responsabilidades a los administradores de las sociedades en los casos más graves, por lo que cada vez son más las empresas que se deciden de manera voluntaria a realizar una auditoría laboral.

Una auditoría laboral es una revisión en profundidad del área laboral de las empresas con el objetivo principal de analizar y evaluar el cumplimiento de la normativa laboral, de seguridad social y de prevención de riesgos laborales.

A diferencia de una auditoría contable que es obligatoria para las grandes empresas, la auditoria laboral es de carácter voluntario.

En una auditoria laboral, el auditor recopila toda la información necesaria para verificar que se cumplen todas las normativas, estudiará y analizará la información recogida y elaborará un informe final en el que evaluará y cuantificará las posibles contingencias que se puedan derivar de los incumplimientos de la empresa. Además indicará las incidencias que se deben solventar   y propondrá recomendaciones para corregir o minimizar el impacto de las situaciones negativas que detecte.

¿En qué se diferencia un auditor laboral del Compliance Officer?

Cada vez son más las empresas que incorporan la figura del Compliance Officer siendo  sus principales funciones: identificar riesgos, analizar los cambios estatutarios y reguladores, determinar las medidas preventivas y correctivas, realizar tareas de vigilancia y control, implantar el sistema de gestión del cumplimiento (compliance management system, CMS), impartir formación a directivos y empleados para que conozcan y apliquen todas las normas y revisar periódicamente la actualización de los procedimientos.

En materia laboral, el Labour Compliance, hace referencia a la prevención y gestión de riesgos asociados a un eventual incumplimiento normativo en materia laboral en el seno de la empresa, para lo cual es necesario determinar mecanismos y sistemas de control, tanto internos como externos, encaminados a evitar o minimizar los riesgos derivados de un eventual incumplimiento normativo. Esta figura podría considerarse como un auditor interno en materia laboral, aunque puede haber grandes empresas que cuenten con esta figura y además encarguen una auditoria laboral externa.

La diferencia principal entre un Labour Compliance Officer y un auditor laboral reside en que el primero suele ser un trabajador interno de la empresa y el segundo suele ser un profesional independiente ajeno a la empresa, al igual que lo son los profesionales que auditan externamente las cuentas de las empresas.

¿Por qué es importante realizar una auditoría laboral?

La realización de una auditoria laboral debería ser una prioridad para las grandes empresas, por los siguientes motivos:

• Facilita la toma de decisiones. La realización de una auditoria laboral facilita la toma de decisiones a los directivos de una organización, tanto a nivel interno, como a la hora de estudiar procedimientos de compraventa, fusión o absorción de otras empresas.
• Reduce la conflictividad laboral. Si una empresa cumple con toda la normativa en materia laboral se evitarán sanciones, litigios y conflictividad laboral.
• Revisión de los beneficios que se recogen en la normativa laboral. Se debe revisar si se aplican las posibles subvenciones que puedan existir a la contratación de determinados trabajadores, si se aplican las bonificaciones y reducciones en los seguros sociales, si se cobran bonus por no siniestralidad, etc.
• Evita sanciones administrativas. Si se cumple con toda la normativa en materia laboral se evitarán sanciones administrativas, que en determinados casos pueden ser tan importantes que incluso pueden abocar a una empresa al cierre.
• Evita que los administradores tengan que asumir responsabilidades. El estudio de los principales aspectos que inciden sobre la responsabilidad corporativa es de vital importancia, ya que en nuestro ordenamiento jurídico existen responsabilidades penales para las personas jurídicas y los administradores.
• Revisión de contratos. La revisión de todas las contrataciones que existen en la empresa,  prestando especial atención a las contrataciones temporales, de trabajadores con discapacidades, autónomos y  extranjeros, permitirá garantizar que no existe ningún tipo de fraude en la contratación.
• Revisión de salarios. La revisión de las retribuciones garantizará que estas son acordes con los convenios colectivos que sean de aplicación. También se debe verificar que los finiquitos se realizan correctamente y la existencia de horas extraordinarias no remuneradas, sobre todo desde la implantación de los registros obligatorios de control horario.
• Dotación de provisiones por litigios pendientes en materia laboral. Si existen  contenciosos pendientes ante la jurisdicción social o Inspección de Trabajo, se pueden determinar y cuantificar las posibles responsabilidades que puedan derivarse para la empresa, permitiendo la dotación de provisiones contables en las cantidades que se estime que la empresa pueda tener que asumir.
• Verificación del grado de cumplimiento de la empresa con relación al tiempo de trabajo. Se debe comprobar que se cumplen las jornadas de trabajo, los horarios establecidos, descansos, permisos y licencias, la existencia de horas extraordinarias, etc.
• Cumplimiento de la normativa en materia de prevención de riesgos laborales. Se debe verificar y comprobar que las acciones de prevención realizadas en la empresa se adecuan a la legalidad vigente en esta materia.  Las responsabilidades y sanciones por el incumplimiento de la normativa en materia de prevención de riesgos laborales pueden ser muy importantes, además se garantiza que se toman todas las medidas necesarias para garantizar la seguridad y la salud de los trabajadores.

Con el objeto de facilitar los conocimientos teórico-prácticos necesarios para llevar a cabo un análisis y revisión de la situación de una empresa desde el punto de vista del cumplimiento de las obligaciones jurídico-laborales y de seguridad social, el CEF pone a disposición de aquellos profesionales interesados el Curso de Auditoría Laboral.

José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga
Colaborador del CEF.-