Cerrado por vacaciones: ¿Cómo gestionar el cierre temporal en tu empresa?
Agosto es, con diferencia, el mes en que más se disfruta de las tan ansiadas vacaciones. En ese mes, muchas empresas se encuentran en servicios mínimos, otras cuelgan el cartel de cerrado por vacaciones, y las relacionadas con el turismo y la época estival se encuentran en su máxima actividad.
El cierre temporal de la empresa en verano es una práctica que presenta beneficios para las empresas y los trabajadores, pero también desafíos, especialmente para el área de Recursos Humanos.
La decisión de cerrar o no por vacaciones es una cuestión que cada empresa debe tomar de forma individualizada, teniendo en cuenta diversos factores como el sector en el que opera, su tamaño, la plantilla de trabajadores y las necesidades de sus clientes.
En este artículo, explicamos los pros y contras de cerrar por vacaciones y las opciones de los departamentos de recursos humanos para gestionar estos periodos de la mejor manera posible.
Ventajas de cerrar por vacaciones
Entre los pros de cerrar la empresa por vacaciones podemos destacar los siguientes:
- Descanso para toda la plantilla. Cerrar la empresa durante las vacaciones permite que todos los empleados disfruten de un merecido descanso al mismo tiempo, lo cual puede resultar en una mayor productividad y motivación al regresar al trabajo. Además, se evitan conflictos relacionados con la elección de las fechas de las vacaciones.
- Reducción de costes operativos. Durante el cierre se reducen gastos relacionados con la operativa diaria de la empresa tales como el consumo de energía, suministros de oficina y otros costes fijos.
- Simplificación de la gestión operativa de las vacaciones. Evitar la coordinación de las vacaciones de los diferentes empleados de la empresa, puede simplificar la planificación y reducir la carga administrativa para RRHH.
- Oportunidad para realizar tareas de mantenimiento. Este periodo puede ser ideal para realizar tareas de mantenimiento, mejoras en las instalaciones y actualizaciones de equipos sin interrumpir la operativa normal del negocio.
- Mejora de la imagen de la empresa. Cerrar por vacaciones puede transmitir una imagen de empresa responsable que se preocupa por el bienestar de sus trabajadores.
Desventajas de cerrar por vacaciones
Los principales desafíos a los que se enfrenta la empresa cuando cierra por vacaciones son los siguientes:
- Pérdida de ventas. Durante el periodo de cierre, la empresa no podrá generar ingresos.
- Posible pérdida de clientes. Algunos clientes pueden buscar alternativas si encuentran el negocio cerrado.
- Desventaja competitiva. Si los competidores permanecen abiertos la empresa puede perder cuota de mercado, especialmente en industrias altamente competitivas.
- Retrasos en proyectos y plazos de entrega. Los cierres pueden retrasar proyectos importantes y afectar al cumplimiento de plazos de entrega de productos o servicios.
- Problemas organizativos a la vuelta. La vuelta a la rutina después de un periodo de vacaciones de toda la plantilla puede ser un poco caótica y se puede tardar un tiempo en volver a retomar la actividad normal del negocio.
¿Qué puede hacer el departamento de Recursos Humanos para gestionar el cierre por vacaciones?
El departamento de RRHH desempeña un papel crucial en la gestión del cierre por vacaciones. Algunas estrategias clave que se pueden implementar serían las siguientes:
- Planificación del cierre. Es fundamental planificar el cierre por vacaciones con suficiente antelación. Esto incluye informar a los empleados, clientes y proveedores sobre las fechas de cierre.
- Comunicación clara. Mantener una comunicación abierta y clara con todos los stakeholders. Esto incluye enviar recordatorios y detalles sobre cómo se manejarán las emergencias o necesidades urgentes durante el cierre.
- Gestión de la carga de trabajo. Antes del cierre es importante redistribuir la carga de trabajo para garantizar que no queden tareas críticas sin completar. Esto puede implicar la delegación de responsabilidades o la aceleración de ciertos proyectos.
- Soporte tecnológico. Implementar soluciones tecnológicas que permitan a los empleados acceder a información importante y mantenerse conectados si es necesario. Esto puede incluir el uso de plataformas de colaboración en línea y servicios de atención al cliente automatizados.
- Automatizar tareas con inteligencia artificial (IA). La IA puede realizar determinadas tareas de forma autónoma, como dar determinado soporte e información a clientes actuales y potenciales.
- Designar un equipo de emergencia. Designar un pequeño equipo que pueda estar disponible para manejar situaciones urgentes que puedan surgir durante el cierre.
- Planificar la vuelta a la actividad. Es importante planificar la vuelta a la actividad para que sea lo más fluida posible.
- Evaluación poscierre. Después de las vacaciones es útil evaluar el impacto del cierre en la empresa. Esto incluye analizar la satisfacción de los empleados y cualquier feedback recibido de los clientes.
Por lo tanto, cerrar por vacaciones puede ser una buena opción para muchas empresas, si se gestiona de manera adecuada. Antes de tomar esta decisión es importante analizar cuidadosamente los pros y contras. Los departamentos de RRHH juegan un papel clave en la planificación, organización y gestión de este periodo para minimizar su impacto en la actividad del negocio y garantizar una vuelta organizada a la rutina tras el periodo vacacional.
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José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga
Colaborador del CEF.-