Compliance laboral: 9 motivos por los que debes realizar una auditoría laboral

El cumplimiento normativo o «compliance» tiene la finalidad de detectar y gestionar los riesgos de incumplimiento normativo, que pueden provenir tanto de obligaciones exigibles por terceros como de compromisos asumidos por la empresa voluntariamente (códigos de procedimientos, éticos o de conducta), siendo el área laboral una de las que necesitan de una mayor vigilancia, por su extensa legislación y su cada vez mayor complejidad interpretativa.

La necesidad de unos adecuados procedimientos y de la definición de políticas de actuación es, por lo tanto, una necesidad manifiesta en las diferentes áreas de la empresa, pero especialmente en el ámbito laboral, con el fin de evitar que tanto la empresa como sus administradores se vean envueltos en escándalos y problemas con la justicia.

Y es que la vulneración de los derechos de los trabajadores, máxime en materias como la prevención de riesgos laborales, puede incluso abocar a una empresa al cierre en el caso de que se produzcan accidentes de gravedad, en los cuales se detecte un incumplimiento de la normativa de prevención.

El Compliance Officer, es un profesional cada vez más demandado dentro de las organizaciones, con la finalidad de analizar los principales aspectos que inciden sobre la responsabilidad corporativa, sobre todo desde que en 2011 se aplican, en nuestro ordenamiento jurídico, responsabilidades penales a las personas jurídicas.

¿Cuáles son las principales funciones del Compliance Officer?

Las principales funciones, de manera genérica, son: identificar los riesgos, analizar los cambios estatutarios y reguladores, determinar las medidas preventivas y correctivas, realizar tareas de vigilancia y control, implantar el sistema de Gestión del Cumplimiento  (compliance management system, CMS), impartir formación a directivos y empleados para que conozcan y apliquen todas las normas y revisar periódicamente la actualización de los procedimientos.

Pero más concretamente, en el ámbito laboral, el Compliance o Labour Compliance, hace referencia a la prevención y gestión de riesgos asociados a un eventual incumplimiento normativo en materia laboral en el seno de la empresa, para lo cual es necesario determinar mecanismos y sistemas de control, tanto internos como externos, encaminados a evitar o minimizar los riesgos derivados de un eventual incumplimiento normativo, siendo las principales áreas de actuación:

• Vigilar que las condiciones de trabajo tanto en territorio nacional como internacional se ajustan a la legalidad y códigos éticos tanto de la organización como de las comunidades en donde operan, ya que, por ejemplo, cada vez son más criticadas las empresas que fabrican en países del tercer mundo, en condiciones que atentan contra los derechos de los trabajadores.
• Definición y vigilancia en materia de igualdad de género y de no discriminación. En este sentido, el recién electo presidente de los Estados Unidos, según una noticia difundida, pedía que en sus empresas solo trabajaran mujeres guapas, algo éticamente reprobable, que atenta contra la dignidad de las trabajadoras y que socaba la imagen de las empresas de Donald Trump.
• Protección de datos personales. En este sentido son muchos los escándalos por la negligente custodia de datos personales de los trabajadores o clientes.
• Prevención de delitos en el ámbito laboral.
• Prevención de riesgos laborales.
• Seguridad y salud en el trabajo.

¿Qué riesgos conlleva el incumplimiento normativo en materia laboral?

El incumplimiento de la legislación vigente en materia laboral puede suponer:

• La imposición de fuertes sanciones legales.
• La declaración de nulidad o  improcedencia de  determinadas decisiones empresariales en el entorno laboral.
• Pérdidas económicas.
• Pérdida de reputación.

Un claro ejemplo de estos problemas los sufrió Coca Cola en su planta de Fuenlabrada, al ser anulado un ERE, tener que readmitir a los trabajadores despedidos y sufrir un importante menoscabo de su reputación.

¿Por qué se debe de realizar una auditoría laboral?

Para saber el camino que hay que recorrer, primero es necesario saber cuál es el punto de partida, para lo cual es necesario la realización de una auditoria laboral, si bien es necesario destacar que no hay ninguna norma legal que regule el procedimiento de la auditoría laboral. Hay nueve motivos destacados por lo que realizar una auditoría laboral:

1. Definición de  procedimientos que como mínimo deberán ser llevados a cabo para asegurarnos de que las obligaciones laborales están siendo cumplidas, libres de errores materiales.
2. Recopilación de la opinión profesional del auditor sobre la situación jurídico-laboral y de Seguridad Social de la sociedad o grupo de sociedades auditadas, así como las medidas correctoras que procedan para el cumplimiento normativo de la empresa.
3. Estudio de la normativa  y convenios colectivos aplicables a la empresa o sociedad auditada, con el objeto de verificar cuáles son las normas, ya sean legales o convencionales, que se aplican a los trabajadores de la empresa.
4. Verificar el grado de cumplimiento que la empresa tiene respecto a los conceptos retributivos de acuerdo con la legislación y convenios colectivos aplicables, así como la determinación de las mejoras sociales que puedan existir.
5. Verificar el grado de cumplimiento que la empresa tiene respecto a la jornada, horarios, descansos, permisos y licencias, horas extraordinarias, movilidad geográfica y movilidad funcional de acuerdo con la legislación y convenios colectivos aplicables, así como la determinación de las mejoras sociales que puedan existir.
6. Verificar el grado de cumplimiento que la empresa tiene respecto a la modificación sustancial de las condiciones de trabajo, las suspensiones de contratos de trabajo que existen en el momento de la realización de la auditoría y si estas se han realizado de acuerdo con la legislación y convenios colectivos aplicables, así como, las extinciones de contratos producidas durante el último año y los contenciosos pendientes, tanto judiciales como administrativos, que tenga la empresa en el momento de la realización de la auditoría.
7. Verificar la existencia de representación legal de los trabajadores y la existencia de conflictividad en la empresa en el momento de la realización de la auditoría.
8. Verificar la afiliación y alta en la Seguridad Social de la empresa y de sus trabajadores y la adecuación de las cotizaciones realizadas por la empresa a la Seguridad Social a las normas de cotización existentes en los últimos cuatro años.
9. Verificar y comprobar la adecuación de las acciones de prevención realizadas en la empresa (plan de prevención, evaluación de riesgos, planificación de la prevención, equipos de trabajo, formación de los trabajadores, medidas de emergencia, información, consulta y participación de los trabajadores y vigilancia de la salud) a la legalidad vigente en esta materia.

Con el objeto de facilitar los conocimientos teórico-prácticos necesarios para llevar a cabo un análisis y revisión de la situación de una empresa desde el punto de vista del cumplimiento de las obligaciones jurídico-laborales y de seguridad social, el CEF pone a disposición de aquellos profesionales interesados el Curso de Auditoría Laboral.

José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga
Director Administrativo y Financiero (CFO)