Digitalización de Recursos Humanos: el portal del empleado
La digitalización de la gestión del personal de una empresa proporciona beneficios tanto para la empresa, como para sus trabajadores.
Para optimizar la gestión administrativa del personal, las empresas no deben dejar pasar la oportunidad de utilizar las subvenciones del kit digital.
Más de 66.000 pymes han solicitado ya este tipo de ayudas y en torno a 20.000 ya han sido aprobadas, por lo que las empresas beneficiarias disponen de hasta 12.000 euros para digitalizar sus procesos.
Entre los procesos que se pueden digitalizar se encuentran los de la gestión de los trabajadores de la empresa, por lo que destinar parte de estos fondos a la creación de un portal del empleado, es una opción que los directivos y los responsables de Recursos Humanos deberían considerar por sus múltiples beneficios.
Un portal del empleado permite desarrollar una nueva forma de comunicación bidireccional con los trabajadores, así como agilizar y mejorar los procesos de trabajo del departamento de Recursos Humanos.
¿Qué es un portal del empleado?
El portal del empleado o del trabajador, es una aplicación online a la que tienen acceso tanto los departamentos de Recursos Humanos como los trabajadores de la empresa. Esta aplicación facilita la gestión de la información relativa a los trabajadores, como por ejemplo poner a disposición de estos últimos sus nominas o llevar el control de vacaciones o ausencias.
Gracias a estas plataformas los departamentos de Recursos Humanos pueden ahorrarse muchas horas de trabajo, ya que se agilizan los procesos de la gestión administrativa de los trabajadores y a la vez facilitan a los empleados tener siempre a su disposición información relevante relacionada con su trabajo.
El portal del empleado facilita la comunicación interna y la realización de trámites a los trabajadores.
Funcionalidades del portal del empleado
Entre las funcionalidades que puede tener un portal del empleado podemos destacar las siguientes:
- Puesta a disposición de las nominas de los trabajadores.
- Registros de control horario y comunicación de horas extraordinarias.
- Solicitud de vacaciones.
- Comunicación de bajas, permisos y ausencias.
- Realización de evaluaciones y encuestas de calidad.
- Comunicación de sugerencias por parte de los trabajadores.
- Comunicación de novedades, procedimientos internos y puesta a disposición de los trabajadores de todo tipo de documentación que pueda ser de su interés.
Beneficios del portal del empleado
El portal del empleado puede aportar beneficios a la empresa y al trabajador, entre los que podemos destacar los siguientes:
- Facilita que los empleados puedan acceder a sus datos. La creación de un portal del empleado permite que los departamentos de Recursos Humanos puedan poner a disposición de los empleados información personal de los empleados como nóminas, datos fiscales relativos a sus retenciones, vacaciones, turnos, etc. También se facilita que los empleados puedan modificar sus datos personales y solicitar digitalmente sus vacaciones.
- Mejora la eficiencia y la productividad del departamento de Recursos Humanos. Un portal del empleado mejora el control del personal y gracias a la automatización reduce horas de trabajo del departamento de Recursos Humanos incrementando su productividad.
- Permite tener una visión global de toda la plantilla. Un portal del empleado facilita la digitalización de los Recursos Humanos permitiendo conocer en tiempo real datos de toda la plantilla, facilitando de esta manera la gestión de ausencias, el control horario, los turnos y de la planificación del trabajo.
- Acceso a los datos desde cualquier lugar. Los trabajadores del departamento de Recursos Humanos que teletrabajen pueden acceder al portal desde cualquier lugar. Lo mismo sucede con los trabajadores que pueden acceder al portal desde cualquier dispositivo móvil que tenga conexión a Internet. Esto permite, por ejemplo, que un trabajador pueda acceder a sus nominas desde el comercio en el que se las puedan solicitar para realizar una operación de financiación.
- Mejora la comunicación interna. El portal del empleado facilita la comunicación bidireccional entre empresa y trabajador. La empresa puede realizar notificaciones y los trabajadores sugerencias o comunicar bajas o ausencias.
- Mejora la productividad. Se puede también utilizar para la asignación de tareas, entrega de trabajos, facilitar recursos informáticos a los trabajadores y manuales, etc.
- Reduce el riesgo de pérdida de datos. Al estar en la nube los datos se almacenan de forma segura, tanto para la empresa como para el trabajador.
El CEF.- es consciente de la importancia que para los responsables de recursos humanos tiene contar con una buena formación permanentemente actualizada, que les ayude entre otras cosas en el proceso de digitalización de los Recursos Humanos de sus empresas. Por ello, ofrece a estos profesionales un amplio abanico de programas formativos en materia laboral y de recursos humanos. Además, para los interesados en una mayor especialización, el Máster en Dirección y Gestión de Recursos Humanos - RR. HH. es la solución ideal.
José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga
Colaborador del CEF.-