¿Cómo mejorar la comunicación interna y el clima laboral de la empresa?

La comunicación en cualquier organización es fundamental pero algo que en principio pudiera parecer sencillo entraña más dificultad de lo que parece. Las empresas para funcionar de manera óptima necesitan que sus recursos humanos y las diferentes partes de la organización actúen de modo coordinado para lograr la consecución de los objetivos corporativos y estratégicos de la compañía, algo casi imposible si el clima laboral de la organización es malo y los trabajadores se encuentran desmotivados.

Imaginemos un cuerpo humano en el que la cabeza transmite las ordenes pero estas no son interpretadas de manera correcta por otras partes del cuerpo; tendremos un cuerpo humano que funciona de una manera anómala. Por ejemplo, si el cerebro le ordena a la mano que la estreche con otro interlocutor y la mano tarda diez minutos en obedecer la orden o, cuando la estrecha, lo hace con demasiada fuerza, o en vez de estrechar la mano sacude un tortazo, sin duda tendríamos un problema grave en este cuerpo. Sin embargo, esto sucede a diario en muchas organizaciones donde las partes no se coordinan entre sí y las instrucciones de la dirección no llegan a los niveles jerárquicos inferiores cuando debieran, o cuando llegan son mal interpretadas.

La existencia de especialistas en la gestión de las personas dentro de las organizaciones, sobre todo en las de cierto tamaño, se convierte en una necesidad manifiesta. Estos profesionales serán los encargados de planificar, gestionar y desarrollar, los Recursos Humanos, en su dimensión psicológica, jurídica y empresarial, dependiendo de ellos en gran medida la mejora del clima laboral, la correcta comunicación interna y la mejora de la productividad.

¿Cómo podemos implementar con éxito una política de comunicación interna?

Una premisa fundamental que se debe intentar cumplir es la franqueza en la comunicación, ya que cualquier interlocutor que se sienta engañado, en lo sucesivo, desconfiará de una fuente que no considera fiable. Esto no quiere decir que, por poner un ejemplo, si la empresa tiene problemas financieros lo comunique inmediatamente a toda la organización, ya que estos pueden ser puntuales, teniendo que controlarse los tiempos y las formas en la comunicación.

«Si me engañas una vez, tuya es la culpa; si me engañas dos, es mía.»

(Anaxágoras - Filósofo Griego)

Teniendo en cuenta la anterior premisa, hay una serie de herramientas que, utilizadas de una manera profesional, pueden contribuir a la mejora de la comunicación interna, otorgando a la empresa una ventaja competitiva:

• Manual corporativo para empleados. En ellos se puede incluir información relacionada con la empresa que todo empleado debería conocer, como: normas internas, misión y valores, políticas de recursos humanos, organigrama, pautas de seguridad o procedimientos específicos de trabajo.
• Circulares, revista interna o «newsletter». Es una excelente herramienta para informar a los empleados, pudiendo tener formato de revista, periódico o folleto interno, aunque la tendencia es al empleo de un formato electrónico (correo electrónico, intranet, blogs, etc.). Es un medio dinámico y abierto a la opinión y colaboración de los empleados que goza de gran fiabilidad y permite al personal estar al día de las últimas novedades acontecidas en la organización.
• Utilización de redes sociales. En determinadas organizaciones se podrían utilizar, por ejemplo, grupos de Linkedin cerrados a los miembros de la organización, o incluso abiertos a otros interlocutores comerciales de la organización, como proveedores y clientes, de manera de que se puedan recoger opiniones, no solo de los empleados de la organización, sino de clientes y proveedores.
• Convenciones anuales. Son una excelente herramienta estratégica de comunicación, principalmente en los equipos de venta, pero que cada vez se abren más al resto de la organización.
• Carteles convencionales. Aunque esta era una de las herramientas más utilizadas hace años, sigue siendo un medio de comunicación efectivo siempre que se ubique en un lugar concurrido por los empleados, con fácil acceso visual. Pueden incluir informaciones legales o sociales, nuevas políticas, o información de la tan de moda economía colaborativa entre empleados, por ejemplo para compartir transporte para acudir al trabajo.
• Reuniones. Son una herramienta muy utilizada ya que permiten la interacción entre equipos de trabajo o las distintas áreas de la empresa. Pueden usarse para informar, capacitar, coordinar nuevas tareas y tomar decisiones, siendo fundamental su previa planificación. En la actualidad se pueden utilizar nuevos formatos gracias a las nuevas tecnologías, como la videoconferencia, ya que permite optimizar costes y facilitan la comunicación de personas distanciadas geográficamente.
• Buzón de sugerencias. Si se utiliza correctamente es una importante fuente de información que permite conocer opiniones y propuestas de los empleados.  
• Intranet. Es una red de comunicación dentro de la empresa  que permite disponer al instante de información, o material compartido, no solo para la comunicación sino para la realización de trabajo en equipo.  

La comunicación interna, desempeña un rol protagonista en la estrategia de las organizaciones, impactando directamente sobre la gestión diaria y en los resultados finales de la institución, por lo que cada vez son más demandados, titulados universitarios en Derecho, Económicas, Ingeniería, Sociología, Psicología, Pedagogía, Ciencias Políticas y Comunicación, Graduados Sociales y Diplomados en Relaciones Laborales... que quieran desarrollar su carrera profesional, en el Área de Recursos Humanos y Relaciones Laborales de la empresa. Para todos ellos, el Centro de Estudios Financieros pone a su disposición el Máster en Dirección y Gestión de Recursos Humanos.

José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga
Director Administrativo y Financiero (CFO)