Elegir el mejor momento para la comunicación interna: un reto para los más hábiles comunicadores
La comunicación interna es aquella que va dirigida al cliente interno, es decir, al trabajador de la empresa. Si bien es habitual que las empresas asignen presupuestos a los mensajes publicitarios que trasladan al exterior, no lo es tanto que inviertan en comunicación interna, aunque esta cada vez cobra mayor relevancia.
En un mundo cada día más digitalizado, en el que algunos empleados destacan como Brand Ambassadors (Embajadores de Marca) de las compañías en las que trabajan, es fundamental realizar primero una buena comunicación interna, para que los propios empleados divulguen la marca y los beneficios de la empresa al exterior.
La comunicación interna se postula como uno de los grandes retos profesionales del siglo XXI, ya que su papel facilitador en la comunicación de los cambios necesarios en la nueva era de la digitalización y la robótica contribuirá a la consecución de los objetivos corporativos y estratégicos de la compañía.
Pero en la comunicación, además de la claridad del mensaje, el momento en el que se realiza es de gran importancia. ¿Se imaginan que alguien eligiera el funeral de un ser querido de su cónyuge para comunicarle su intención de divorciarse? Sin embargo, en muchas empresas parece que todo momento vale para lanzar un mensaje, sin tener en cuenta ninguna otra consideración.
La comunicación interna en las empresas, teniendo en consideración el número de participantes, pueden ser de dos tipos:
- La que se realiza de manera personal.
- La comunicación masiva a todos los empleados de la compañía, de una sección, sucursal o departamento.
Salvando las diferencias, en todos los casos es importante buscar el mejor momento para la comunicación, por ejemplo, comunicar un expediente de regulación de empleo o despidos masivos en fechas como la Navidad puede agravar el sentimiento de rechazo dentro de la compañía y provocar una reacción no deseada, que puede trasladar el mal hacer de la compañía a las redes sociales.
En lo relativo a la comunicación personal, en la que los integrantes son un grupo reducido de personas, es más fácil buscar el momento adecuado. Pero, al igual que en el caso de la comunicación masiva, hay que ser prudentes con el momento y el lugar para realizar la comunicación, de manera que si, por poner un ejemplo, nos encontramos a un empleado tomando un café en el comedor de la empresa, podemos hablar con él de determinados temas, pero obviamente no será el lugar idóneo para comunicarle un traslado y menos aún un despido.
La importancia del sondeo
Una de las primeras fases de todo proceso de venta debería ser el sondeo, de manera que el vendedor pueda detectar las necesidades del cliente antes de lanzar su recopilatorio de argumentos para la venta e intentar cerrar esta. En este sentido, para realizar una buena comunicación interna, es importante antes sondear y observar, para averiguar si estamos en el lugar y momento adecuado para lanzar un mensaje a un trabajador.
Si un mensaje se transmite en un buen lugar, en un buen momento, de forma clara, utilizando el canal adecuado y de buenas maneras, será mucho más fácil que sea comprendido y encaje de mejor manera en su destinatario, haciendo por consiguiente más fácil su colaboración.
En el caso de que un trabajador esté realizando una tarea, es importante antes de asignarle otra nueva preguntarle por lo que hace y la importancia y urgencia de la tarea en curso, para así poder priorizar los trabajos a desempeñar por este.
¿En qué momento de la película entras a escena?
Cuando un actor entra a desempeñar un papel en una película, lo normal es que esté familiarizado con el resto de los personajes y con el argumento. Sin embargo, en las empresas es relativamente habitual que un trabajador se incorpore a la organización sin conocer en muchos casos a compañeros, jefes, procedimientos y la cultura empresarial.
En el caso de la incorporación de directivos, el problema puede ser aún mayor, ya que la receta que hizo funcionar a un equipo en un entorno puede no ser la adecuada para otros trabajadores en un entorno diferente. Una correcta comunicación interna, unida al establecimiento de protocolos de bienvenida del trabajador, puede suponer la diferencia entre el éxito del trabajador o su desmotivación y el consiguiente cese en la empresa.
Cuando un responsable de un equipo entra a dirigirlo no se puede entrar como un elefante en una cacharrería o su equivalente en inglés «like a bull in a china shop» (como un toro en una tienda de porcelanas).
Tener el máximo de información sobre la historia de la empresa, su cultura, procedimientos, e integrantes del equipo son factores determinantes para el éxito de nuevas incorporaciones. Además, dentro de un equipo, también hay una historia detrás que es importante conocer, así como tener información sobre la rotación de sus integrantes, conflictos, aspiraciones, competencias, etc.
La demanda de especialistas en la gestión de las personas dentro de las organizaciones, con dotes para la comunicación interna, que transmitan e inculquen las ventajas de cuidar una buena comunicación entre los integrantes de las organizaciones, son un factor determinante para el éxito de las organizaciones que aspiren a ganar su futuro. En el Máster en Dirección y Gestión de Recursos Humanos que se imparte en el CEF.- además de aprender todo lo necesario sobre comunicación Interna y clima laboral en la Empresa, se dan a conocer los métodos para la planificación, gestión y desarrollo de los recursos humanos en su dimensión psicológica, jurídica y empresarial.
José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga
Director Administrativo y Financiero