El cuadro de mando y 7 utilidades más de Excel para Recursos Humanos
Las empresas cada día procesan más información, pero de entre toda la información recibida extraer la información relevante para la toma de decisiones es una tarea que cada vez cobra más valor dentro de las organizaciones. Para ayudar en esta tarea, Excel es una herramienta clave, por su potencia y porque se integra con la mayoría de programas de gestión, los cuales facilitan la exportación de datos a las hojas de cálculo.
Disponer de la información adecuada, en el momento adecuado, para poder optimizar la toma de decisiones en las empresas es una necesidad de los diferentes directivos de la empresa, entre los cuales se encuentran los responsables de Recursos Humanos.
El big data, o el gran volumen de datos, inunda los negocios cada día, sobrecargando de información a los directivos, que necesitan sintetizar y resumir la información que reciben en cuadros de mando para facilitar la toma de decisiones.
La información para ser útil tiene que ser oportuna y suministrarse en el plazo de tiempo conveniente para permitir tomar a los directivos las decisiones adecuadas. Entre estos directivos, los responsables de Recursos Humanos necesitan un acceso rápido a los datos en tiempo real para tomar decisiones estratégicas, inteligentes y oportunas, algo que pueden conseguir con cuadros de mando en donde se recojan los principales indicadores a seguir.
¿Qué es un cuadro de mando de Recursos Humanos?
El cuadro de mando de Recursos Humanos es un cuadro de mando operativo (CMO) que ayuda a los directivos de las empresas y a los responsables de Recursos Humanos a controlar las principales magnitudes a seguir del personal de la empresa mediante la utilización de indicadores que permiten detectar y actuar sobre las desviaciones.
La definición de indicadores variará en función del tipo de empresa y las necesidades de sus directivos, por ejemplo, en una empresa con mucha rotación de personal, este puede ser un indicador a seguir, mientras que en una empresa en la que se producen muchas bajas, el cuadro de mando puede monitorizar estas para tomar decisiones que reduzcan el absentismo.
Los indicadores no deben ser ni muchos ni pocos, ya que si se crean demasiados, los esfuerzos se pueden dispersar al intentar cumplir demasiados objetivos al mismo tiempo, pero si se quedan cortos, el cuadro de mando no cumplirá su función de control.
En el diseño de los cuadros de mando, se pueden usar tablas dinámicas que faciliten la explotación y la presentación de los datos para así facilitar el análisis de la información disponible y mejorar el proceso de toma de decisiones.
La información que reporta el CMO de Recursos Humanos facilitará disponer de información útil para lograr incorporar y retener a las personas más adecuadas para la organización.
7 utilidades de Excel para Recursos Humanos
Entre los cálculos que se pueden realizar con Excel en el área de Recursos Humanos, podemos encontrar los siguientes:
- Cálculos relacionados con las revisiones salariales, donde se pueden aplicar tablas dinámicas, gráficos y alarmas.
- Los que faciliten la definición de rangos salariales, la realización de gráficos con rangos, calcular el compa-ratio y el índice de mercado, así como aquellos que faciliten el análisis del grado de penetración.
- Los utilizados para las revisiones salariales vinculadas al desempeño, como matrices de desempeño, y la realización de cálculos automatizados de la revisión salarial en función del desempeño y de la equidad interna.
- Los relacionados con la formación, realizando tablas que permitan la organización de la información con base en diferentes criterios (formador, curso, materia…) y su visualización en gráficos.
- Los que permiten realizar un análisis de regresión en temas retributivos, como los basados en el salario y la antigüedad, así como la realización del cálculo de la desviación típica.
- Los que facilitan los cálculos relacionados con la retribución variable, como la realización de una matriz con la liquidación de objetivos por áreas, plantillas para el establecimiento de objetivos y seguimiento de su cumplimiento, y la realización de modelos de regresión basados en el cumplimiento de objetivos.
- Los que faciliten el control de presencia, tiempo de trabajo, absentismo…
Las distintas gestiones administrativas que hay que realizar en los diferentes ámbitos de la gestión y dirección de Recursos Humanos de una empresa serían una tarea mucho más complicada y tediosa si los profesionales que las ejecutan no pudieran apoyarse para su realización en diferentes plantillas de Excel. El CEF, consciente de la importancia de Excel para los responsables de Recursos Humanos, ha preparado el Curso Monográfico de Excel para Recursos Humanos, donde los profesionales aprenderán todo lo que necesitan saber de Excel para aplicarlo a la gestión y dirección de Recursos Humanos.
José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga
Director Administrativo y Financiero (CFO)