7 puntos a tener en cuenta para planificar con éxito las vacaciones de una empresa

7 puntos a tener en cuenta para planificar con éxito las vacaciones de una empresa 

La planificación de las vacaciones de los trabajadores no es una cuestión baladí, pudiendo ocasionar fricciones entre las directivas y los trabajadores, incluso entre los propios trabajadores, si estos tienen que ponerse de acuerdo para no coincidir en determinadas fechas.

 A la hora de definir el calendario de vacaciones, los encargados de su planificación deben compaginar los intereses de la empresa con el derecho de los trabajadores a su disfrute, debiendo, en la medida de lo posible, tener en cuenta las preferencias de los trabajadores.

El problema radica en que las vacaciones alteran la operativa habitual de las organizaciones, por lo que en muchos casos los empresarios y los responsables de recursos humanos de las empresas, tienen que hacer encaje de bolillos para mantener la actividad de la empresa y el servicio a los clientes.  

¿Dónde se regulan las vacaciones de los trabajadores?

Las vacaciones de los trabajadores  se regulan en el artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores y en los diferentes convenios colectivos. En el Estatuto de los Trabajadores se especifica lo siguiente: 

• No pueden ser sustituidas por compensación económica. 
• En ningún caso su duración será inferior a treinta días naturales. 
• Se fijará de común acuerdo entre el empresario y el trabajador, de conformidad con lo establecido en su caso en los convenios colectivos sobre planificación anual de las vacaciones. 
• En caso de que no exista acuerdo entre las partes, la jurisdicción social fijará la fecha que para corresponda el disfrute y su decisión será irrecurrible. 
• El calendario de vacaciones se fijará en cada empresa. 
• El trabajador conocerá las fechas de sus vacaciones, por lo menos, con dos meses de antelación al comienzo del disfrute. 
• En el caso de que las vacaciones coincidan con una incapacidad temporal, se podrá disfrutar de las vacaciones en fecha distinta, una vez finalizada la incapacidad y siempre que no hayan transcurrido más de dieciocho meses a partir del final del año en que se hayan originado.
• Si el periodo de vacaciones fijado en el calendario de vacaciones coincide con una suspensión del contrato de trabajo por parto, lactancia natural, nacimiento o adopción, también se tendrá derecho a disfrutar las vacaciones en fecha distinta a la de la incapacidad temporal o a la del disfrute del permiso, aunque haya terminado el año natural a que correspondan.

¿Qué se debe tener en cuenta a la hora de planificar las vacaciones de los trabajadores?

Unas vacaciones mal planificadas pueden tener efectos muy negativos en la organización, ya no solo en lo relativo a producción y ventas, sino también en lo que se refiere al soporte administrativo necesario para que funcione la organización. Pero además de repercutir negativamente en la empresa, pueden tener efectos perjudiciales en los trabajadores que sustituyen a los ausentes por vacaciones, debido al estrés derivado del incremento de la carga de trabajo, así como en los propios trabajadores que las disfrutan, tanto antes de su marcha como a su regreso.

La planificación de las vacaciones es clave; las vacaciones no pueden ser una barra libre en la que cada uno se marcha cuando quiere y como quiere. Es necesario que la dirección de la empresa junto con los trabajadores planifique su trabajo antes, durante y después de sus vacaciones, para evitar los mínimos trastornos a la organización y a los compañeros que se quedan trabajando. 

Cerrar la empresa por vacacione

Muchas empresas eligen cerrar sus puertas u operar con servicios mínimos durante ciertos periodos, de manera que se concentran las vacaciones de la plantilla en esos periodos. Las grandes empresas de producción, por motivos de organización y producción, suelen cerrar en agosto y colgar el letrero de cerrado por vacaciones.  

Comunicación entre la empresa y los empleados

La empresa debe facilitar a los trabajadores canales de comunicación para conocer las preferencias de los empleados de cara al disfrute de sus vacaciones. Además, los trabajadores deben tener claros los periodos en los que no es posible disfrutar de las vacaciones. Las solicitudes de vacaciones deben de realizarse por escrito, recogiendo la firma del trabajador. La empresa debe contestar también por escrito las solicitudes de los trabajadores con celeridad para que estos puedan planificar sus vacaciones.  

Compensaciones a trabajadores que elijan periodos de vacaciones menos demandados

Cuadrar las vacaciones de los trabajadores en los meses más demandados, que suelen ser julio y agosto, puede ser una tarea complicada. Por ello, se pueden establecer compensaciones para los trabajadores que voluntariamente opten por disfrutar de sus vacaciones en periodos menos demandados por el resto de la plantilla, o que sean más interesantes para la empresa. 

Facilitar el acceso remoto a las aplicaciones de la empresa

En determinadas organizaciones hay tareas administrativas que hay que realizar en determinadas fechas, como por ejemplo la presentación de impuestos. Es mejor disfrutar al 90% de unas vacaciones, que no poder permitírselas por tener que realizar alguna tarea puntual, que solo puede realizar un determinado trabajador, en una fecha concreta. En este sentido facilitar el acceso remoto a las aplicaciones de la empresa es una opción que empresa y trabajador deben considerar. 

Dejar el trabajo al día

Se debe dejar en la medida de lo posible el trabajo al día y asignadas las tareas más críticas que deban realizar otros compañeros. Al dejar el trabajo al día se acumulará menos trabajo a la vuelta. 

Comunicar las vacaciones

Las personas con las que nos relacionamos en nuestro trabajo no tienen por qué presuponer que si alguien no está en su puesto de trabajo, o no contesta a los mensajes o llamadas, está de vacaciones, por lo que si nadie va a contestar a los emails o al teléfono es conveniente dejar un mensaje indicando el periodo en el que se disfruta de las vacaciones. Además, es conveniente comunicar que no se estará disponible a clientes, proveedores y sobre todo a los compañeros. 

Reforzar la plantilla

El verano es un buen momento para dar una oportunidad a becarios o para realizar contrataciones temporales para sustituir al personal que está de vacaciones. Es conveniente tener en cuenta que estas personas deben de incorporarse con antelación suficiente para adquirir un mínimo de destreza que les permita realizar sus tareas eficientemente, ya que, en caso contrario, puedes ser peor el remedio, que si no se contratará a nadie.

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José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga
Colaborador del CEF.-