9 cosas que te interesa conocer en relación a la protección de datos en un proceso de selección

El artículo 4.1 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de datos (RGPD), considera dato personal «toda información relativa a una persona física identificada o identificable».

Entre los datos objeto de protección que se regulan en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales, y que se desarrollan en el RGPD se encuentran la información relativa a la vida académica, profesional o laboral que se maneja en un proceso de selección de personal.

La legislación de protección de datos es de aplicación al tratamiento de datos efectuado por un empleador respecto de las personas trabajadoras, sin perjuicio de que el artículo 88 del RGPD permita que, mediante disposiciones legales o convenios colectivos, se establezcan «normas más específicas» con la finalidad de ofrecer una mejor y más adaptada protección del derecho a la protección de datos en el campo de las relaciones laborales.

En la guía «La protección de datos en las relaciones laborales» elaborada por la Agencia Española de Protección de Datos, se aborda el tema de la protección de datos en los procesos de selección de personal para garantizar el respeto a la privacidad y los derechos de los trabajadores.

En relación con la protección de datos en un proceso de selección, te interesa conocer los siguientes puntos:

1. La empresa debe informarte sobre el tratamiento de tus datos personales. Antes de iniciar un proceso de selección, la empresa tiene la obligación de informarte sobre el tratamiento que se dará a tus datos personales, la finalidad del mismo y los plazos de conservación. Esta información debe ser concisa, transparente, inteligible y de fácil acceso, con un lenguaje claro y sencillo (arts. 13 y 14 RGPD), para que el candidato a un puesto de trabajo pueda conocer cómo se utilizarán sus datos y decidir si desea o no participar en el proceso.
2. Debes dar tu consentimiento explícito. La empresa necesita tu consentimiento explícito para recabar y tratar tus datos personales en el proceso de selección. Este consentimiento debe ser libre, informado, específico e inequívoco, y puedes retirarlo en cualquier momento.
3. La empresa solo puede recabar datos necesarios. La empresa solo puede recabar aquellos datos necesarios para la finalidad del proceso de selección, por lo que no puede pedirte información que no sea relevante para el puesto de trabajo.
4. Tus datos deben ser tratados de manera confidencial. La empresa tiene la obligación de tratar tus datos personales de manera confidencial y adoptar medidas de seguridad para evitar su pérdida, uso indebido o acceso no autorizado.
5. Puedes ejercer tus derechos de protección de datos. Como candidato, tienes derecho a acceder a tus datos personales, rectificarlos si son incorrectos, suprimirlos si ya no son necesarios, limitar su tratamiento, oponerte al tratamiento y solicitar su portabilidad.
6. La empresa no puede discriminarte por tus datos personales. La empresa no puede utilizar tus datos personales para discriminarte por razones de edad, género, orientación sexual, religión, etc. Debe garantizar un proceso de selección justo y basado en criterios objetivos y relevantes para el puesto de trabajo.
7. La empresa debe conservar tus datos por un plazo limitado. La empresa solo puede conservar tus datos personales durante el plazo necesario para la finalidad del tratamiento, que en este caso sería el proceso de selección. Una vez concluido el proceso, los datos deben ser eliminados o, en su defecto, bloqueados para impedir su uso posterior.
8. Tienes derecho a no ser objeto de decisiones individuales automatizadas (art. 22 RGPD). Este derecho pretende garantizar que no seas objeto de una decisión basada únicamente en el tratamiento automatizado de tus datos.
9. La empresa no puede indagar en tus redes sociales sin tu consentimiento. Las personas candidatas y las personas trabajadoras no están obligadas a permitir la indagación del empleador en sus perfiles de redes sociales, ni durante el proceso de selección ni durante la ejecución del contrato. Aunque el perfil en las redes sociales de un candidato a un puesto de trabajo sea de acceso público, el empleador no puede efectuar un tratamiento de los datos obtenidos por esa vía, si no cuenta para ello con una base jurídica válida. La indagación en los perfiles de redes sociales de las personas candidatas a un empleo solo se justifica si están relacionados con fines profesionales. El tratamiento de los datos obtenidos por esta vía únicamente será posible cuando se demuestre que dicho tratamiento es necesario y pertinente para desempeñar el trabajo. Además, la persona trabajadora tiene derecho a ser informada sobre ese tratamiento.

Por lo tanto, es importante tener en cuenta que la protección de datos en el ámbito laboral, y más concretamente en lo relativo a un proceso de selección, es un tema que afecta de lleno a los responsables de los recursos humanos de las empresas.

Los candidatos a un puesto de trabajo tienen una serie de derechos en materia de protección de datos que los empleadores deben respetar si no quieren tener que enfrentarse a importantes multas. Para velar por el cumplimiento de la legalidad en materia de protección de datos, la empresa debe adoptar las medidas de seguridad necesarias y cumplir con las obligaciones establecidas en la normativa de protección de datos, para así poder garantizar el respeto a la privacidad de los datos de los trabajadores.

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José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga
Colaborador del CEF.-