Todo lo que necesitas saber sobre la diligencia de actuación de una inspección de trabajo
Después de una visita de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) al centro de trabajo, el inspector o inspectora extenderá una diligencia conforme a lo establecido en el artículo 21.6 de la Ley 23/2015, de 21 de julio, Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
En este artículo se establece que «los funcionarios actuantes extenderán diligencia por escrito de cada actuación que realicen con ocasión de las visitas a los centros de trabajo o de las comprobaciones efectuadas mediante comparecencia del sujeto inspeccionado en dependencias públicas».
La expedición de la diligencia también se encuentra recogida en el artículo 1 de la Orden ESS/1452/2016, de 10 de junio, donde se especifica que «los Inspectores de Trabajo y Seguridad Social y los Subinspectores Laborales, con ocasión de cada visita a los centros de trabajo o comprobación por comparecencia del sujeto inspeccionado en dependencias públicas que realicen, extenderán diligencia sobre tal actuación».
En el punto 2 de este artículo se indica que «se extenderá una diligencia por cada visita o comprobación, reflejando las materias o aspectos examinados y demás incidencias concurrentes».
Cada ejemplar de diligencia entregado o remitido a la empresa deberá ser conservado a disposición de la ITSS durante un plazo de cinco años, a contar desde la fecha de expedición de cada uno de ellos.
La diligencia se puede emitir en formato papel o utilizarse medios electrónicos para su elaboración, debiendo entregarse una copia de dicha diligencia a la empresa y otra copia de la misma, si procede, a los delegados de prevención.
¿Hasta cuándo hay que conservar los antiguos libros de visitas de la ITSS?
Con la limpieza de documentación obsoleta que se suele realizar cada año en las empresas, si todavía no te has desecho del Libros de Visitas de la ITSS, no hace falta que esperes más, ya puedes deshacerte de ellos.
Los Libros de Visitas debían conservarse durante 5 años desde la última anotación en ellos, pero desde el 13 de septiembre de 2016, con la entrada en vigor de la Orden ESS/1452/2016, de 10 de junio, estos libros se jubilaron al ser sustituidos por las diligencias de actuación.
Por lo tanto, las últimas anotaciones que puede tener un Libro de Visitas, bien en formato libro o bien en su formato electrónico, serían del 12 de septiembre de 2026, con lo que al pasar más de cinco años ya no hay obligación de conservarlos.
Otra cosa distinta es que se quieran conservar como reliquia del pasado, ya que los Libros de Visitas de la ITSS son tan antiguos como la propia Inspección de Trabajo, siendo su origen el Reglamento de 1 de marzo de 1906, por el que se creaba la Inspección de Trabajo en España que determinaba que «existirá en todos los establecimientos sujetos a inspección un libro de visitas, donde se consignará lo que se determina en este reglamento».
Contenido de las diligencias emitidas por la ITSS
Con carácter general, en cada diligencia se debe incluir lo siguiente:
- Lugar y fecha de expedición de la diligencia.
- Indicación sobre si la diligencia se ha practicado con ocasión de una visita al centro de trabajo o por comparecencia.
- Identificación de los funcionarios que realizan la inspección y del Cuerpo de funcionarios al que pertenecen. Si la inspección se realiza por más de un funcionario, incluyendo a los técnicos habilitados que acompañen al inspector de Trabajo y Seguridad Social, la diligencia la suscribirá el inspector que dirija las actuaciones, quien debe reflejar la identidad de los demás funcionarios que hubieren intervenido.
- Datos de la empresa/centro de trabajo en el que se realiza la actuación inspectora, debiendo reflejarse, cuando sea posible, la siguiente información: nombre/razón social, NIF, actividad, dirección de correo electrónico y domicilio del centro de trabajo.
- Nombre y apellidos, DNI/NIE, en su caso, de la persona que haya atendido al funcionario actuante en el desarrollo de las actuaciones, cuando haya prestado su colaboración, así como el carácter o representación con que interviene.
- Circunstancias de la colaboración de los representantes de los trabajadores en el desarrollo de las actuaciones, si se hubiese producido.
- Materias o aspectos examinados y demás circunstancias concurrentes.
Diligencia con subsanación de deficiencias
Si en la diligencia se formulara requerimiento de subsanación de deficiencias, este contendrá las anomalías o deficiencias apreciadas con indicación del plazo para su subsanación, debiendo señalarse el incumplimiento detectado y que la persistencia en los hechos infractores dará lugar a la práctica de la correspondiente acta de infracción por tales hechos, si no la hubiere practicado inicialmente.
Si en la diligencia se efectuase requerimiento al sujeto responsable de ingreso de cuotas de la Seguridad Social o conceptos de recaudación conjunta, se procederá de acuerdo con la normativa de aplicación.
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José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga
Colaborador del CEF.-